工程档案管理的原则主要包括以下几个方面:
一、集中统一管理原则
含义:工程档案按照集中统一管理的原则进行,确保档案的完整、准确和安全,并便于使用。这要求所有与工程项目相关的档案都应在统一的档案管理机构或部门进行管理和保存。
实践应用:
项目部作为公司项目工程相关档案的统一管理者,负责组织相关部门和人员收集、整理项目从立项到最终验收交付的所有相关文件,并进行统一整理造册。
档案室应做好项目部移交资料的登记,并对移交工程资料单独归类存放。
二、分级管理原则
含义:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全。不同层级的档案管理机构或部门按照职责分工进行档案管理。
实践应用:
工程科主管工程技术档案工作,对分公司的档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导。
工程科档案室及档案保管人员负责保管本公司的工程安全技术档案。
三、档案完整性与准确性原则
含义:工程档案必须保持完整性和准确性,即档案内容应全面、真实地反映工程项目的实际情况,不得有遗漏或虚假信息。
实践应用:
档案收集工作要认真贯彻集中统一管理项目档案的原则,遵循档案的自然形成规律,保证项目档案的齐全、完整、准确。
在档案整理过程中,要对档案进行鉴别,包括完整性、准确性鉴别以及审批情况,确保档案内容真实可靠。
四、档案保密与安全性原则
含义:工程档案中可能包含商业秘密、技术秘密等敏感信息,因此必须严格遵守保密规定,确保档案的安全性和保密性。
实践应用:
保密档案的管理和利用,密级的变更和解密,必须按照国家有关保密法律和行政法规的规定办理。
档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则,未经许可不得将档案借与外单位人员或向外单位人员借阅。
五、档案利用与服务原则
含义:工程档案的最终目的是为工程项目管理和企业决策提供支持和服务。因此,档案管理应注重档案的利用和服务功能。
实践应用:
档案室应建立科学的管理制度,便于档案的利用,配置必要的设施,确保档案的安全,采用先进管理技术,实现档案管理的现代化。
需要临时借阅文件的人员应填写《工程项目档案借阅申请表》,经档案室相关人员同意后方可借阅,借阅后必须及时归还。
六、档案现代化管理原则
含义:随着信息技术的发展,工程档案管理应逐步实现现代化、数字化和信息化。
实践应用:
工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。
助流工程项目管理软件涵盖投标管理、项目管理、资料管理、市场管理、采购管理、材料管理、成本管理等功能要点,从工程项目投标、合同签订、施工、验收、归档等形成流程化管理。管理人员可随时查看施工项目各阶段的进度、资金、成本等状况,让工程项目管理过程可视、可控、可追溯。多维度的统计报表可以让管理人员实时查看企业经营实时数据。收入、产值、各项目经营成本、费用占比等数据动态一目了然。
综上所述,工程档案管理的原则涵盖了集中统一管理、分级管理、档案完整性与准确性、档案保密与安全性、档案利用与服务以及档案现代化管理等多个方面。这些原则共同构成了工程档案管理的基础和框架,为工程项目的顺利进行和企业的可持续发展提供了有力支持。